Любая организация – это комплексный механизм, который из состоит из множества элементов. И каждое действие любого из элементов находит свое отражение в документации. Как быть, если за один день таких операций выполняется тысячи? Где взять столько курьеров и столько свободного места, чтобы хранить все эти многочисленные бумаги.

Проблему решает система электронного документооборота и внедрение EDI – решения, которое призвано оптимизировать все бизнес-процессы, связанные с документооборотом на предприятии. Ведь преимущества СЭД очевидны, и главное из них – возможность работникам компании и руководству не потеряться в ворохе документов, как электронных, так и бумажных, и держать все под контролем.

Наиболее эффективен, и даже можно сказать необходим электронный документооборот в тех компаниях, которые имеют несколько крупных отделов, таких как департамент финансов, подбора кадров, маркетинга, безопасности, технической поддержки и др. Все они являются частью большой фирмы и связаны друг с другом цепочкой документов, причем у каждого из отделов есть и своя документация, поэтому без систематизации оной никак не обойтись.

Существует ряд программ, которые занимаются электронным документооборотом, оптимизируют его под нужды предприятия. Такие программы дают возможность полностью избавиться от бумажной волокиты. Это не только упрощает работу и минимизирует затраты времени, но и помогает экономит на бумаге, печати и канцелярских принадлежностях.

Кроме того, благодаря СЭД руководитель может видеть, какой из сотрудников задержал документ у себя, оперативно выяснить и устранить причины. Благодаря этой системе можно легко контролировать сроки выполнения работ, что значительно облегчает оценку работы сотрудника. Благодаря электронной системе облегчается планирование работы предприятия. Наконец, все документы располагаются в одном электронном архиве, который не занимает места.